Version 1
Muốn bớt giấy tờ, việc đầu tiên không phải là mua phần mềm.
Mà là bỏ bớt thứ đang được in ra mỗi ngày.
Ba loại giấy nội bộ có thể dừng ngay trong tuần này:
- Phiếu đề nghị mua vật tư nhỏ. Chuyển sang một nhóm chat có người duyệt, ai nhắn thì người đó chịu trách nhiệm.
- Giấy xin nghỉ phép. Một biểu mẫu trực tuyến miễn phí là đủ, thông tin tự động vào bảng theo dõi.
- Biên bản họp nội bộ. Thay bằng một ghi chú chung, ai họp thì ghi, ai vắng thì đọc lại.
Vì sao bỏ trước dễ hơn mua sau? Vì bỏ không cần ngân sách, không cần đào tạo, không cần thuyết phục cả công ty. Bạn chỉ cần một người quyết và một tuần thử.
Có điều phải chấp nhận: bỏ giấy thì mất luôn thói quen ký tay làm bằng chứng. Nên giữ lại dấu vết bằng cách đặt tên tệp theo ngày và lưu chung một chỗ, đừng để mỗi người giữ một bản.
Thử một loại trước. Đừng làm cả ba cùng lúc.
Xem thêm ở https://doanhso.vn
CTA: Chọn một loại giấy và thử bỏ trong tuần này nhé.
chuyendoiso doanhnghiepnhỏ quanlygiayto vanphonggon doanhso
First comment: Bạn đang muốn bỏ loại giấy nào trước? Comment để mình gợi ý cách làm.
Version 2
Mỗi ngày in ra vài tờ, một năm là cả một ngăn tủ.
Không ai bảo in, nhưng ai cũng in. Vì quen, vì thấy an toàn, vì lần trước sếp có hỏi giấy đâu.
Thử nhìn lại ba thứ hay bị in nhất ở văn phòng nhỏ:
1. Đơn xin nghỉ phép. Một biểu mẫu trực tuyến miễn phí thay được, và người duyệt thấy ngay trên điện thoại.
2. Phiếu chi tiền mặt nhỏ. Ghi vào một bảng chung, kèm ảnh hoá đơn chụp bằng điện thoại.
3. Biên bản họp. Ghi chú chung, ai cần thì mở, không cần đọc lại giấy.
Điểm chung: cả ba đều không cần phần mềm trả tiền. Chỉ cần đổi thói quen.
Cái khó không nằm ở công cụ. Nó nằm ở chỗ có người sẽ hỏi: không có giấy thì lấy gì làm bằng chứng? Câu trả lời là tên tệp có ngày và một chỗ lưu chung. Đơn giản, nhưng phải thống nhất từ đầu, nếu không mỗi người lưu một kiểu.
Bắt đầu từ loại ít rủi ro nhất.
Chi tiết ở https://doanhso.vn
CTA: Thử bỏ một loại giấy trong tuần này, rồi xem có ai nhớ nó không.
chuyendoiso doanhnghiepnhỏ giayto thuchanh doanhso
Version 3
Có một cách giảm giấy tờ mà chi phí gần bằng không.
Có một cách giảm giấy tờ mà chi phí gần bằng không: bỏ bớt trước, đừng mua thêm.
Nghe ngược, nhưng đúng với phần lớn doanh nghiệp nhỏ. Ngân sách hạn chế, nhân sự hành chính lại kiêm nhiệm. Mua công cụ mới về chỉ thêm một thứ phải học, phải nhập liệu, phải duy trì.
Ba loại giấy nội bộ có thể dừng ngay bằng thay đổi thói quen:
- Giấy xin nghỉ phép: chuyển sang biểu mẫu trực tuyến miễn phí, thông tin tự vào bảng theo dõi.
- Phiếu đề nghị mua vật tư nhỏ: duyệt qua nhóm chat, kèm ảnh báo giá.
- Biên bản họp: thay bằng ghi chú chung, ai họp thì ghi.
Mất gì không? Mất cảm giác yên tâm khi cầm tờ giấy có chữ ký. Bù lại bằng cách lưu tệp theo ngày, để một chỗ chung, và nói rõ ai chịu trách nhiệm giữ. Vài tuần đầu sẽ hơi lộn xộn. Cứ chịu, rồi nó vào nếp.
Thông tin thêm ở https://doanhso.vn
CTA: Bắt đầu từ loại giấy đơn giản nhất, ngay tuần này.
chuyendoiso doanhnghiepnhỏ quanlyvanphong thuchanh doanhso
First comment: Nếu cần, mình có thể gợi ý cách đặt tên tệp để không thất lạc.
